4 buone pratiche per una gestione dei fornitori di eCommerce senza problemi

Costruire le giuste relazioni con i tuoi fornitori come azienda di eCommerce è essenziale per la sostenibilità e la crescita a lungo termine. I due pilastri di queste relazioni sono l’interazione umana e i dati facilmente digeribili e accurati.

È importante disporre degli strumenti giusti per garantire che la comunicazione sulle aspettative dei fornitori sia coesa, che i KPI siano facilmente misurabili e che i dati guidino questi rapporti di lavoro, ma sempre costruiti e sviluppati sulla fiducia.

Analizziamo la gestione dei fornitori e identifichiamo le quattro migliori pratiche per una gestione perfetta dei fornitori. Esamineremo perché il sourcing strategico è parte integrante del successo, i KPI che i marchi di eCommerce dovrebbero tenere sotto controllo per i loro fornitori e perché il mantenimento di relazioni personali è fondamentale quanto la valutazione dei dati.

Gestione dei fornitori: una panoramica

La gestione dei fornitori è una definizione che si spiega da sola. Gestisci i tuoi venditori e fornitori in modo calcolato e organizzato.

A seconda delle dimensioni della tua azienda, tu o il tuo team dovrete implementare delle linee guida per la gestione dei fornitori per controllare le loro prestazioni e mantenere questi rapporti reciprocamente vantaggiosi. Inoltre, è fondamentale rivedere periodicamente queste linee guida e questi processi per evitare che i tuoi fornitori si avvicinino all’obiettivo e per garantire che i costi rimangano bassi, pur fornendo il massimo valore.

Come abbiamo detto, sappiamo che la misurazione dei dati e la gestione delle relazioni sono due pilastri fondamentali della gestione dei fornitori. Un solido piano di gestione dei fornitori guidato da questi due pilastri aiuta il tuo team a selezionare i fornitori giusti. Ma ti permette anche di sviluppare relazioni significative e durature, di organizzarle per categoria, di stabilire KPI specifici per ogni fornitore e di eliminare i rischi aumentando il valore per tutti i soggetti coinvolti.

Soprattutto, la gestione dei fornitori aiuterà il tuo team di eCommerce a raggiungere gli obiettivi di fatturato e di business, a ridurre al minimo le interruzioni del servizio e a migliorare l’esperienza dei clienti.

Valutiamo quattro best practice per la gestione dei fornitori nell’ambito dell’eCommerce.

Migliori pratiche per la gestione dei fornitori

Identificare i criteri per i partner fornitori

Procurare fornitori di qualità è un’arte e, se la tua azienda di e-commerce è abbastanza grande, vale la pena che qualcuno ricopra questo ruolo a tempo pieno.
Trovare fornitori che forniscano prodotti di alta qualità, un servizio clienti esemplare e tariffe competitive vale oro e fornirà continuamente valore al tuo marchio. Nel caso del modello eCommerce, questo aspetto è doppiamente importante: la speranza è che le relazioni che si instaurano con i venditori-partner siano fruttuose, piacevoli e durature.

Quando cerchi fornitori di qualità, cerca di capire quanto segue:

• Livello di competenza. La scelta ideale è quella di un fornitore che abbia molta esperienza, un team di collaboratori e standard operativi solidi, rispetto a un fornitore che ha appena iniziato. I fornitori esperti capiscono chiaramente quali sono i vantaggi per il tuo marchio eCommerce e per i tuoi clienti e conoscono bene le sfumature della gestione di un’azienda.

• Salute finanziaria e reputazione. I potenziali fornitori devono avere un modello di business chiaro, un basso tasso di turnover interno, ottime recensioni, referenze, media e stampa (se applicabile) e mantenere relazioni sane con gli altri clienti.

• Qualità e prezzo del prodotto. I prezzi bassi non sono sempre la scelta migliore. Diffida dei potenziali venditori che fanno pagare troppo poco i loro prodotti. Queste promesse vuote potrebbero indicare un prodotto di scarsa qualità, una qualità scadente e una frequente riduzione degli angoli. Assicurati di effettuare una ricerca di mercato sul prodotto in questione e trova sempre un punto di prezzo vantaggioso per entrambe le parti. Se il tuo venditore si sente sottopagato o tu ti senti ingannato, può nascere del risentimento.

Dal punto di vista umano, stai cercando qualcuno con cui lavorare bene. Dal punto di vista lavorativo, stai cercando una partnership a lungo termine che aiuti te e il tuo cliente a ottenere buoni profitti.

Consiglio fondamentale: Vieni sempre preparato con i dati

Quando cerchi nuovi fornitori, ricorda che un fornitore-partner esigente valuterà i tuoi processi e la tua piattaforma. Ad esempio, nessun fornitore vuole occuparsi dei reclami dei clienti relativi al tuo sito di e-commerce. Al contrario, il fornitore dovrebbe concentrarsi sui fornitori, sul controllo della qualità e sulla tempestività delle spedizioni, non sull’efficienza del tuo processo di checkout.

Inoltre, cercheranno i tuoi indicatori di prestazione chiave (KPI) e il modo in cui possono garantire che questi vengano raggiunti e superati. Un buon fornitore vorrà sapere a chi assegnare la gestione dei KPI, chi misurerà i KPI, con quale frequenza i membri del tuo team esamineranno i progressi dei KPI e così via.

Se ti presenti poco preparato e non hai modo di far capire ai tuoi clienti come misurerai il loro successo, questi potrebbero voler evitare relazioni commerciali che offrono linee guida poco chiare: questa è una ricetta per il disastro.
Quando affronti la ricerca di nuovi fornitori con i dati come base, è molto più facile ottenere nuovi affari e assicurarsi partnership a lungo termine con fornitori qualificati.

Implementare KPI raggiungibili

Gli indicatori di performance chiave stabiliti prima di assumere nuovi fornitori e realistici per ciascun partner sono fondamentali non solo per il successo della tua attività di eCommerce, ma anche per il tuo rapporto con i partner fornitori. Non vuoi che ci sia un errore di comunicazione o una mancanza di allineamento all’inizio del vostro rapporto di lavoro che provochi attriti o che porti a problemi in futuro.

Con ogni fornitore partner che hai scelto, identifica i KPI che vuoi integrare nel tuo contratto, che può essere dettagliato o semplice a seconda delle tue esigenze.

Alcuni esempi di KPI misurabili sono:

• Punteggi di soddisfazione dei clienti. La maggior parte dei venditori gestirà i reclami e le preoccupazioni dei clienti specifici per ogni prodotto all’interno del proprio team. Tuttavia, ricorda che la tua piattaforma deve avere un processo di checkout fluido e una navigazione senza interruzioni, il che influisce notevolmente sull’esperienza complessiva del cliente.

• Consegna del pacco andata a buon fine. I venditori saranno responsabili della selezione dei clienti per la consegna e della gestione del processo di spedizione. Etichette di tracciamento errate, consegne tardive, consegne non corrette e danni al prodotto in transito contribuiscono a questo KPI e sono determinanti per la soddisfazione del cliente.

• Il lead time di spedizione misura il tempo necessario al venditore tra l’invio dell’ordine e la spedizione – di solito non più di qualche giorno, a seconda della natura del prodotto.

• Controllo qualità. Ordini danneggiati o imprecisi non fanno altro che aumentare i costi, rallentare la produzione e lasciare un cattivo sapore nella bocca dei tuoi clienti. Questo KPI dovrebbe misurare gli ordini accurati rispetto al totale degli ordini effettuati.

• Capacità dell’ordine. La capacità di scalare non deve essere solo un criterio di valutazione dei potenziali fornitori, ma un KPI fondamentale. Valuta il totale degli ordini rispetto al numero di spedizioni in ritardo o di ordini in coda per l’elaborazione dopo l’invio.

• Gestione del rischio. Devono essere presenti chiare credenziali e indicatori che attestino che i tuoi fornitori sono finanziariamente stabili e si riforniscono di prodotti in modo sostenibile. Soprattutto, devono essere predisposti programmi e infrastrutture che garantiscano la sicurezza di tutti i dati.

Questo elenco non è esaustivo dei KPI misurabili per i fornitori di eCommerce e i KPI applicabili dipendono sicuramente dal settore e dalle dimensioni della tua azienda. Tuttavia, dà una buona idea di come iniziare a redigere i contratti per ogni fornitore.

Naturalmente, ricorda sempre che siamo umani. Ritardi come il maltempo, i disastri naturali, i disordini politici e altri incidenti che sfuggono al nostro controllo possono avere un impatto sui dati KPI, quindi tienilo a mente quando verifichi i risultati.

Cura le relazioni con i fornitori

Gestire le relazioni con i fornitori e monitorare i risultati basati sui dati è molto più che stabilire i KPI che si spera di raggiungere con il fornitore e mandarlo a spasso.

La gestione delle relazioni è fondamentale quanto il monitoraggio dei dati. Esamina periodicamente le prestazioni del tuo fornitore e fornisci feedback positivi e correzioni se necessario. Questo ciclo di revisione aiuta te e il fornitore a lavorare insieme per correggere eventuali cedimenti e risolvere i problemi prima che si presentino.

Quando comunichi con i fornitori a livello umano, è importante rimanere con i piedi per terra, essere flessibili e trovare un compromesso quando ha senso. Prenditi il tempo necessario per capire il punto di vista del tuo fornitore in caso di disaccordo e trova un modo per trovare un punto d’incontro.

Soprattutto, assicurati di pagare i tuoi fornitori puntualmente ogni mese. Un pagamento puntuale è il modo più semplice per creare un rapporto di fiducia che porti a relazioni a lungo termine.

Implementare un buon sistema di gestione dei fornitori

Integrazioni con un sistema automatico di gestione dei fornitori sono fondamentali per il successo di un’attività di eCommerce.

I programmi software VMS aiutano a creare solidi profili di fornitori, a tracciare e gestire i KPI per ogni fornitore, a gestire le attività e a mantenere bassi i costi e alto il valore.

Ogni processo di gestione dei fornitori ha un ciclo di vita, alcuni più complessi di altri. La fatturazione, ad esempio, può essere un processo noioso con diverse fasi. Le funzionalità di automazione del software VMS riducono la necessità di inserire manualmente e in modo noioso i dati e i riferimenti incrociati e contribuiscono a snellire questi flussi di lavoro.
Con un’adeguata automazione dei pagamenti B2B, è molto più facile gestire il flusso di cassa con i tuoi fornitori e, come ogni imprenditore di eCommerce sa, il flusso di cassa è fondamentale.

Trovare l’equilibrio tra dati e persone

Come abbiamo già detto, le automazioni sono essenziali per superare le attività manuali che impantanano qualsiasi azienda, in particolare i marchi di eCommerce.

Integrazioni di questo tipo creano più spazio per coltivare le relazioni che i brand hanno con i loro fornitori, favorendo un senso di scopo e di comunità che è parte integrante della costruzione di relazioni a lungo termine. Inoltre, l’automazione raccoglie i dati KPI in modo digeribile sia per te che per i tuoi fornitori, il che rende più facile trovare soluzioni a qualsiasi problema possa sorgere.

Dal punto di vista umano, sviluppare un solido processo di approvvigionamento che elimini i fornitori non qualificati è fondamentale per iniziare con il piede giusto. Da lì, agire con rispetto e trovare un compromesso è la chiave per costruire un rapporto con i tuoi fornitori.